メディア/運営

イベントのドタキャンを減らすリマインダー設計【いつ・何を送るか】

2026/10/16Gather編集部約6分で読めます運営リマインダードタキャン対策

「前日までは参加の返事があったのに、当日来なかった」「直前になって連絡なしで欠席された」。サークルやイベントの主催者なら、一度は経験があるのではないでしょうか。会場の人数や参加費の計算が狂うだけでなく、次の企画へのやる気まで削られてしまいます。

この記事では、ドタキャンや無断欠席を責めずに減らすための、リマインダーの設計を解説します。いつ・何を・どんな文面で送るか、そして「キャンセルしやすい仕組み」まで、順番に見ていきましょう。

なぜドタキャンは起きるのか

まず、無断欠席の多くは悪意ではないことを押さえておきます。予約や選考の場面での無断欠席についての解説では、次のような理由が挙げられています。

• 案内のメールやメッセージが他の通知に埋もれて、日時を忘れてしまう
• 日時は覚えていても、集合場所や入口が分からない
• 別の予定と重なったが、変更の連絡方法が分からない・手間がかかる
• 欠席を伝えると責められそうで、連絡しづらい

つまり、**「忘れ」と「連絡しにくさ」**が大きな原因です。裏を返せば、思い出してもらう仕組みと、気軽に断れる仕組みを用意すれば、かなりの部分は減らせます。

STEP01リマインドを送るタイミング

リマインドは「1回だけ前日に」ではなく、役割の違う2〜3回に分けるのが基本です。予約・選考の欠席対策の解説でも、前日と当日の複数回に分ける考え方が紹介されています。

イベントの性質で調整しましょう。

回数を増やしすぎると通知が煩わしくなり、かえって見られなくなります。多くても3回に抑えるのがおすすめです。

STEP02何を書くか

リマインドの中身は、次の4点があれば足ります。

1. 日時と集合場所
   （地図のリンクがあればなお良い）
2. 持ち物と参加費
   （金額と、当日現金かどうか）
3. 天候・中止の判断基準
   と、連絡のタイミング
4. 行けなくなったときの連絡方法と期限

特に4番目が重要です。「行けなくなったらここから取り消してください。直前でも構いませんので、分かった時点でお知らせください」と添えるだけで、連絡のハードルが下がります。

STEP03キャンセルしやすい仕組みを作る

リマインドと同じくらい効くのが、断りやすさです。飲食店の無断キャンセル対策でも、電話をためらう人のためにオンラインやSNSで取り消せるようにすることが、施策の一つとして挙げられています。

サークルの場合は、次の3つを決めておきましょう。

• 取り消しの手段を1つに決める（グループチャットでの個別連絡と、申込ページでの取り消しが混ざると、見落としが起きます）
• キャンセルの期限と扱いを書く（例：前日まで無料、当日は参加費をいただく場合がある、など）
• 責めない文言にする（「無断欠席はNG」だけでなく「事情があれば直前でも連絡をください」を併記）

STEP04空いた枠を無駄にしない仕組み

早めに取り消してもらえても、枠が空いたままでは意味が薄れます。キャンセル待ちの人がいるなら、取り消しがあったときにすぐ繰り上げられるようにしておくと、会場の人数が保てます。

Gather でのリマインダー

Gather では、イベントごとにリマインダーを設定できます。主催者が選べるのは、1時間前・3時間前・1日前・3日前・1週間前で、1つのイベントに最大5件まで設定できます。

リマインダーは、サークルの LINE グループにまとめて流れるのではなく、参加者一人ひとりに届きます。届く手段はアプリ内通知・プッシュ通知・LINE・メールで、どれで受け取るかは本人の通知設定によります。グループのトークに埋もれて見落とされる、ということが起きにくくなります。

なお、サークルの LINE グループに自動で投稿されるのは、新しいイベントの告知だけです。

募集方式が先着順で、定員を超えて「キャンセル待ち」に並んだ人がいる場合は、確定している人がキャンセルすると、いちばん早く並んだ人が自動で確定します。抽選などで外れた人は「落選」になり、自動では繰り上がりません。選定後に空いた枠は、主催者が「追加募集」を始めると、先着で受け付けられます。

通知の種類や設定のしかたは、通知についてのヘルプにまとめています。リマインダーの設定は、Gather のイベント機能から試せます。